Mediacje w sporach gospodarczych są szybkie, tanie (kosztują maksymalnie 2 tys. zł), skuteczne i niezbędne, jeśli chce się utrzymać relację. A biznes to relacje. Polscy przedsiębiorcy chyba to zrozumieli, bo coraz częściej zamiast do sądu idą do mediatora. O tym, jak to działa rozmawiam z Magdaleną Grudziecką, jedną z najbardziej doświadczonych w Polsce mediatorek w sprawach gospodarczych.

Agata Kowalczyk, HiCash: Z czym polscy przedsiębiorcy przychodzą do mediatorów?
Magdalena Grudziecka, mediator Polskiego Centrum Mediacji: Najczęściej są to sprawy o zapłatę. Czasem merytoryczne dotyczące tego, czy i w jaki sposób została wykonana usługa.

A młody biznes korzysta z mediacji?
Młodzi przedsiębiorcy na pewno częściej decydują się na mediację niż starsi. Widzą, że rozmowa może przynieść lepsze efekty.. Najczęściej spory młodego biznesu to konflikty wynikające z niedopowiedzenia na początku działalności tego, jak będzie wyglądała współpraca, na przykład tego, ile kto pracy włoży w firmę. Czasem są to sprawy dotyczące rozliczeń finansowych, zwłaszcza jeśli zaczynają pojawiać się pierwsze pieniądze. Wtedy strony inaczej zaczynają rozumieć swój wkład: na przykład jeśli praca odbywała się w czyimś mieszkaniu, to ta osoba chce mieć większy udział w zyskach. Pierwszy sukces finansowy często przerasta młode firmy.

W jakich sytuacjach przedsiębiorcy trafiają do mediatora? Sami się zgłaszają?
Teoretycznie powinni zgłaszać się sami: od 2016 roku, składając pozew do sądu, powód powinien zawrzeć w nim informację, że podjął próbę polubownego rozwiązywania sporu. Niestety, doświadczenie pokazuje, że najczęściej to sprowadza się do tego, że przedsiębiorca wysłał wezwanie zapłaty, a druga osoba się nie odezwała. Gdy sprawa trafi już do sądu, sędziowie mają obowiązek pokazania przedsiębiorcom mediacji jako korzystnej formy rozstrzygnięcia sporu. Sądy kierują więc sprawy do mediacji w okresie pomiędzy pozwem a pierwszą rozprawą [uczestnicy muszą się na nią zgodzić – przyp. red.] Czasem wniosek o mediację składa strona już podczas rozprawy.

Czyli sędziowie w Polsce namawiają przedsiębiorców na mediacje?
Zmienia się trochę spojrzenie na wymiar sprawiedliwości. Uczymy się tego na przykład od Kanadyjczyków, gdzie podejście sędziów jest takie, że najlepsze dla ludzi jest rozwiązanie konfliktu oparte na działaniu stron – negocjacji czy rozmowach przy wsparciu mediatora. Takie rozwiązanie konfliktu nie wiąże się z zerwaniem relacji.

Kiedy opłaca się pomyśleć o mediacji?
Na pewno wtedy, gdy istnieją obawy, że nie będzie można wyegzekwować długu. Dużo lepiej się porozumieć, bo jeśli ludzie wspólnie coś ustalają, to jednocześnie zobowiązują się do czegoś. Pokazują to doświadczenia amerykańskich sądów.

W mediacji też sprawdzamy swoje słabe i mocne strony, czyli weryfikujemy to, czy rzeczywiście wygrana w sporze  jest stuprocentowa, tak jak nam się na początku wydawało. Może się okazać, że lepiej znaleźć rozwiązanie, które będzie akceptowane przez obie strony.

Jaką mamy gwarancję, że takie porozumienie będzie wiążące?
Ugodę mediacyjną można zawsze bez kosztów potwierdzić sądownie i  wtedy ma moc postanowienia sądowego, czyli może prowadzić m.in. do egzekucji komorniczej, jeśli strona nie będzie się z ustaleń wywiązywała.

Ugoda nie może być też bajką pisaną na papierze: nie może zawierać zdań warunkowych (jeśli ty zrobisz to, to ja zrobię coś innego), a tylko wzajemne zobowiązania i konkretne terminy oraz konsekwencje ich niedotrzymania. Ugoda wychodząca z mediacji to czysty formalny dokument.

Jak często przedsiębiorcom w Polsce udaje się dogadać?
Jeśli  mówimy o sytuacji, gdy strony zgadzają się wziąć udział w mediacji, to ok 70-80 proc. sporów kończy się ugodą. Są też sytuacje, gdy sąd kieruje do mediacji, ale strony nie chcą się poddać tej procedurze, dlatego tu statystyki są gorsze: ugodą kończy się ok. 50 proc. spraw.

Na czym polega rola mediatora?
Mediator musi stworzyć taką atmosferę, żeby stronom chciało się chcieć porozumieć. W mediacjach obowiązują zasady takie jak dobrowolność, poufność, zasada akceptowalności – strony mają na przykład prawo do zmiany mediatora. Mediator nie narzuca rozwiązań, jest bezstronny, ale doprowadza do rozmowy i ją porządkuje. Tak przeformułowuje komunikaty, żeby strony mogły się zrozumieć, pilnuje też, żeby rozmowa nie schodziła na tematy poboczne. Strony mediacji zgadzają się co do podstawowych reguł, na przykład takiej, że słuchają się wzajemnie, nie przerywają sobie – to są narzędzia, które pomagają mediatorowi prowadzić procedurę.

Mediator ma też do dyspozycji narzędzia takie jak pytania adwokata diabła, czyli nie tylko pokazywanie korzyści porozumienia, ale też konsekwencji sytuacji, gdy strony się nie porozumieją. Podpowiada stronom różne możliwe rozwiązania, pytając “a co jeśli…”. Dzięki temu, że nie jest zaangażowany w konflikt, widzi sytuację znacznie szerzej, może więc otworzyć nowe szuflady,  inne pomysły na rozwiązanie sporu niż te, które widzą strony. Ważną rolą mediatora jest niwelowanie emocji stron, bo wtedy rozmowa może przynieść rezultaty.

Jakie przygotowanie powinien mieć mediator?
Potrzebne są kompetencje społeczne, one przydają się głównie w pierwszym etapie mediacji. To umiejętność komunikowania się, znajomość technik mediacyjnych, ale też spokój wewnętrzny. W Japonii mediatorem może być to tylko osoba po czterdziestym roku życia. Ważne jest więc doświadczenie i płynący z niego dystans. Sama, gdy zaczynałam pracę mając trzydzieści lat, byłam bardziej emocjonalna i zaangażowana, a czasem bardziej chciałam rozwiązać konflikt niż jego strony. Potrzebna jest też oczywiście wiedza prawna, żeby umieć zadawać pytania, które są potrzebne (w bardziej skomplikowanych sprawach mediatorzy korzystają z pomocy pełnomocników zawodowych),

Czy przedsiębiorcy w Polsce sobie nie ufają?
Rzeczywiście tak jest, ale to wynika z tego, że nie działa wymiar sprawiedliwości. Jeśli zdarza się jakiś problem, to zwykle bardzo długo dochodzi się do rozwiązania. Dlatego ludzie zaczynają się zabezpieczać, żeby nie doprowadzić do takich sytuacji. To się zmienia u młodych ludzi i wynika moim zdaniem z większego poczucia bezpieczeństwa pokolenia, które ma jednak większe oparcie w rodzicach niż przedsiębiorcy z lat dziewięćdziesiątych. Mają dokąd wrócić, gdyby coś im nie wyszło.

Z drugiej strony są startupy, które zwykle współpracują na zasadzie “jakoś to będzie”. To jest chyba sytuacja, gdy zaufania mamy za dużo?
To jest pytanie o to, czy wolimy stracić 5 tys. z przyjacielem, czy nie stracić z wrogiem. Może nie wszystko warto zapisywać, ale na pewno warto powiedzieć sobie o warunkach współpracy. I w sytuacji, gdy pojawiają się pierwsze pęknięcia od razu rozmawiać , nie czekać aż zrobi się wielki rów. Największym błędem jest to, że gdy sytuacja staje się niezbyt jasna, to unikamy rozmowy i uznajemy, że jakoś to będzie. Wiele osób wpada w myślenie: to ja jeszcze lepiej będę pracował, czyli w fazę cierpienia, po której  niestety przychodzi zwykle faza zemsty. W tym momencie zachowania drugiej strony widzimy już wyłącznie negatywnie i bardzo trudno wtedy usiąść do stołu.